Komunikaty SPICE
„Największym wyrafinowaniem jest prostota”
(Da Vinci)
W dzisiejszym świecie pełnym zmian i bodźców łatwo może się zdarzyć, że informacja nie dotrze do odbiorcy w sposób, w jaki byśmy tego chcieli. Jednym z rozwiązań pozwalających ominąć wszelkie przeszkody jest ograniczenie się do niezbędnego minimum. Mając jednocześnie świadomość, że to doprecyzowanie nie oznacza obniżenia jakości przekazu, ale umiejętność odnalezienia esencji.
1.SIMPLE PROSTE
Jako ekspert lub znawca tematu możesz paść ofiarą zjawiska znanego jako „klątwa wiedzy”. Zjawisko to dotyczy powszechnej bariery poznawczej w komunikacji. Polega ono na tym, że osoba posiadająca pewną wiedzę lub informację zakłada, że inni mają ten sam poziom zrozumienia, co może skutkować brakiem jasności przekazu. Podsumowując, zjawisko to występuje, gdy ktoś ma trudności z wyjaśnieniem czegoś w zrozumiały sposób, ponieważ jest tak zanurzony w temacie, że trudno mu się postawić w pozycji kogoś, kto nie ma tego samego poziomu wiedzy.
Ta klątwa może prowadzić do nieporozumień i zamieszania w komunikacji, ponieważ nadawca może pominąć ważne szczegóły lub używać terminów technicznych bez wystarczającego wyjaśnienia, aby odbiorca mógł je zrozumieć. Jest to powszechne wyzwanie w specjalistycznych dziedzinach, gdzie eksperci mogą mieć trudności z efektywnym przekazywaniem swoich pomysłów publiczności, która nie jest zaznajomiona z danym tematem.
Dlatego jednym z największych wyzwań w komunikacji jest zdefiniowanie istoty twojej wiadomości.
Za chwilę zobaczysz dwa teksty:
1. Jeden jest „dotknięty” przekleństwem wiedzy.
2. Drugi to ten sam tekst, wyjaśniony i uproszczony.
Zastanów się |
Od tego momentu skuteczny plan działania będzie polegał na analizie wszystkich Twoich komunikatów.Czy możesz je uprościć i bardziej wyjaśnić? Jeśli tak, zrób to. |
PROFUNDO GŁĘBOKIE
Aby Twój pomysł lub przekaz został zapamiętany, musisz przekształcić go w coś, co ma znaczenie.
„Pies węszy” to prosta i dość powszechna idea.
„Pies może wykryć raka przez węch” to znacznie potężniejsza idea i z większym prawdopodobieństwem zostanie zapamiętana.
Kluczem do głębi Twojego komunikatu jest to, aby nie był on ważny tylko dla Ciebie, ale przede wszystkim dla Twojej publiczności.
Jeśli masz trudności ze znalezieniem głębszego sensu swojego przekazu, odpowiedz na te dwa pytania:
Dlaczego to, co zamierzasz powiedzieć, jest ważne? Jak to wpłynie na Twoją publiczność? |
3. INESPERADO (niespodziewane)
Gdy komunikat wydaje się oczywisty lub oparty na zdrowym rozsądku, nasz umysł ma tendencję do ignorowania go. Aby przyciągnąć uwagę, kluczowe jest oddalenie się od zdrowego rozsądku i sformułowanie go w sposób kontrintuicyjny. Aby to osiągnąć, ważne jest odpowiedzenie sobie na następujące pytania:
Jakie są nieprzewidziane konsekwencje Twojego komunikatu? Jakich implikacji nie widać na pierwszy rzut oka? |
Możliwym źródłem inspiracji do znalezienia niespodziewanych komunikatów są paradoksy: wyrażenia pozornie sprzeczne z logiką, ale zawierające głębokie znaczenie.
„Im dłużej trwa dyskusja, tym dalej jesteśmy od końca”
„Mniej znaczy więcej”
„Jedyną stałą rzeczą jest zmiana”
Zauważ, że są to proste, głębokie i kontrintuicyjne frazy.
4. CONCRETO (konkretne)
Wiele komunikatów, które do nas dociera, zawiera skomplikowany i abstrakcyjny język.
„Chcemy umożliwić dostęp do najnowszej technologii, owocu innowacji, poprzez strategiczny plan, który obejmie wszystkie krajowe gospodarstwa domowe”.
Ta wiadomość zawiera 3 główne cechy abstrakcyjnego komunikatu: trudno go zrozumieć, zapamiętać i zwizualizować.
Spróbujmy to ująć konkretnie:
„Chcemy, aby w każdym domu w tym kraju był komputer”.
Niektórzy uważają, że dodawanie skomplikowanych słów, rzadkich wyrażeń czy terminów technicznych nadaje ich komunikatom bardziej profesjonalnego charakteru. To duży błąd. Kiedy chodzi o skuteczną komunikację, konkretne jest zawsze lepsze niż ogólne.
5. EMOTIVO (odwołujące się do emocji)
W jednym z najbardziej znanych badań mających na celu zmierzenie wpływu, jaki nasze słowa wywierają na innych, przedstawiono trzy różne stwierdzenia trzem grupom osób:
1 | 2 | 3 |
Przekaż 10$, aby pomóc w walce z głodem, którego doświadczają miliony ludzi w Afryce. | Przekaż 10$ i pomożesz zapewnić jedzenie dla całej afrykańskiej rodziny przez 1 miesiąc. | Przekaż 10$, aby pomóc Sarabi, 6-letniej dziewczynce z Rwandy, która cierpi na ciężkie niedożywienie. |
Jaki komunikat według Ciebie działał najlepiej? |
Wszystkie badania tego typu wykazały, że większe efekty osiągamy, kiedy odwołujemy się do jednej osoby, zamiast do ogółu.
Jeśli Twój temat wydaje się mało atrakcyjny, możesz go przekształcić, kojarząc go z czymś, co jest ważne dla Twojej publiczności. Podobnie, jeśli chcesz nadać swojej wiadomości emocjonalny wydźwięk, możesz ją powiązać z jakąś grupą: z naszego działu, z naszego miasta lub z naszej branży.
„Skuteczne przywództwo wymaga umiejętności komunikacji, podejmowania decyzji i zarządzania zespołem”.
Simple : To skuteczne przywództwo stoi za każdym dobrym zespołem.
Głęboki: Jeżeli zależy ci, aby twoja firma odniosła sukces skuteczne przywództwo jest niezbędnym elementem do jego osiągnięcia.
Niespodziewany: Odkryto, że to skuteczne dowództwo stoi za sukcesem dobrego zespołu.
Konkretny: Skuteczne przywództwo pomaga w podejmowaniu lepszych decyzji i w dobrym zarządzaniu zespołem.
Odnoszący się do emocji: Skuteczne dowództwo pozwoliło odkryć talenty w zespole i docenić takie osoby jak Rafał, które realizują się zawodowo i mogą liczyć na awans i dodatkowe szkolenia za granicą.
JĘZYK WERBALNY
„Język jest szatą myśli”
(Samuel Johnson)
Ubieramy myśli w słowa. :)
Jesteśmy tym, co mówimy |
Słowa mają wielką moc, zwłaszcza gdy towarzyszy im intonacja.
Ważne jest, aby być świadomym wpływu, który możemy wywierać na innych za pomocą słów, których używamy; w ten sposób możemy wpływać nawet na nas samych.
Biorąc pod uwagę słowa, w komunikacji moglibyśmy powiedzieć, że jest nadawca i dwóch odbiorców: ten, który odbiera wiadomość, i sam nadawca, który słyszy siebie, gdy mówi.
„Stajesz się tym, o czym myślisz najwięcej czasu”
(Brian Tracy)
Jeśli zdecydujemy się mówić na głos to, co myślimy o sobie, i powtarzać to raz za razem, ostatecznie stanie się to częścią nas samych. Dlatego mamy możliwość napisania scenariusza naszego życia za pomocą zdań pełnych siły i rozmachu.
Za pomocą języka możemy osiągnąć bezpośrednią i prostą komunikację z naszym rozmówcą. Jasność będzie najważniejszą cechą, która nada wartość naszej wypowiedzi.
Dobierając słowa, powinniśmy wybrać te najbardziej odpowiednie w zależności od celu, do którego dążymy. Powinniśmy unikać abstrakcji w naszych komunikatach. Osoba komunikująca się w sposób umiejętny jest w stanie uczynić prostym to, co wydawało się bardzo skomplikowane, i łatwym to, co wydawało się niemal niemożliwe do zrozumienia.
Inną ważną kwestią jest nie tworzenie ani nie przekazywanie zbyt długich komunikatów.
„sekret zanudzania ludzi polega na mówieniu wszystkiego”
(Decía Voltaire)
Jedną z technik, którą musimy zastosować podczas tworzenia naszych komunikatów, jest analiza języka i słownictwa w celu wykrycia:
Słów, które mogą być trudne do zrozumienia
Pomysłów, które można przekazać w prostszy sposób
Możliwości skrócenia zdań
Negatywnych terminów, które być może włączyliśmy do komunikatu
Słów lub wyrażeń, które mogą wywołać odrzucenie
Słowa mają znaczenie |
Badania dowodzą, że spędzamy do 70% naszego czasu aktywności na komunikacji werbalnej. To znaczy, że przeznaczamy od 10 do 11 godzin dziennie na komunikację, co z kolei oznacza, że mówimy bardzo dużo rzeczy.
„Nigdy”, „zawsze”, „muszę”, „powinienem” to zbyt radykalne i stanowcze wyrażenia, które skupiają się na skrajnościach. Imperatywne nakazy sugerujące polecenie mogą być źle odbierane przez wiele osób. Lepiej byłoby wyrazić je w terminach, które sugerują prośbę.
Przykład | |
Na przykład zdanie „Masz pracować z Pawłem nad tym projektem” można by zmienić na „Czy mógłbyś zająć się tym projektem razem z Pawłem?”. Warto podkreślić, że pozytywne słownictwo pomaga kształtować naszą osobowość.„Jeśli dbasz o słowa, język zadba o Ciebie”(Luis Castellanos) |
Mówienie w sposób pozytywny oznacza stosowanie stylu bezpośredniego i twierdzącego zamiast restrykcyjnego.
W japońskiej kulturze słowo „nie” jest postrzegane jako nieuprzejme, dlatego dąży się do unikania go.
Co według Ciebie wywiera większy wpływ?
„Nie jestem winny” czy „Jestem niewinny”? Posłuchaj siebie, kiedy wypowiadasz każde z tych zdań na głos. Prawdopodobnie druga opcja zabrzmi dla Ciebie mocniej. Lepiej „i” niż „ale”. Kiedy słowo „ale” poprzedza komunikat, osłabia następującą po nim wiadomość, podczas gdy przy „i” podświadomość będzie skłonna zapamiętać obie części. Zaleca się unikanie wyraźnie negatywnych słów takich jak „porażka”, „niemożliwe”, „wina” i zastępowanie ich bardziej pozytywnymi terminami.
Porażka → Okazja
Niemożliwe → Wyzwanie
Problem → Wyjątkowe zadanie
Słaby → Na etapie rozwoju
Smutek → Refleksja
Wina → Odpowiedzialność
Po co używać słowa „dlaczego”?
Dobre pytanie to „co” lub „po co”. A jeśli potrzebujemy więcej szczegółów, użyjmy słów „jak”, „kiedy”, „gdzie” lub „ile”.
Innymi słowy, unikajmy „dlaczego”, ponieważ instynktownie budzi ono uczucia obronne, które prowadzą do blokady lub zamknięcia!!!!
Figury retoryczne: piękno i perswazja w języku |
Język nie tylko pełni podstawową funkcję komunikacyjną; jest również sztuką zdolną do wzbudzania emocji, wywoływania w wyobraźni krajobrazów czy przekonywania słuchacza.
Jednym z najpotężniejszych narzędzi do upiększania i wzbogacania komunikacji jest użycie figur retorycznych.
Figura retoryczna to słowo lub zespół słów, które odbiegają od swojego konwencjonalnego użycia w celu zwiększenia nacisku, zapewnienia jasności, upiększenia języka lub perswazji. Nie są one przeznaczone do dosłownej interpretacji; ich moc tkwi w zdolności wywoływania obrazów, wrażeń lub emocji.
Oto kilka przykładów:
Wnioski | |
Wniosek jest taki, że opanowanie figur retorycznych i wiedzy, może przekształcić zwykły komunikat w coś przekonującego i zapadającego w pamięć. |
JĘZYK NIEWERBALNY
Język niewerbalny jest niezbędną i wszechobecną formą komunikacji. Często jest bardziej wymowny niż same słowa.
MIT Reguły Mehrabiana |
W świecie komunikacji jednym z najczęściej cytowanych, a zarazem źle rozumianych pojęć jest tzw. „reguła Mehrabiana”.
Według tej zasady w każdej komunikacji interpersonalnej 7% informacji pochodzi ze słów, 38% z tonu głosu i 55% z języka niewerbalnego. Choć na kursach komunikacji i w poradnikach procenty te często przedstawiane są jako fakty, kluczowe jest zrozumienie ich pochodzenia, kontekstu i błędnych interpretacji, które z nich wynikły.
1. Głównym nieporozumieniem związanym z „regułą Mehrabiana” jest to, że została ona przeniesiona na ogólną komunikację. Wiele osób błędnie interpretuje, że w każdej sytuacji komunikacyjnej słowa stanowią tylko 7% całego przekazu. Oczywiście nie jest to prawda. Na przykład czytanie książki, słuchanie wykładu czy wymiana e-maili zależą prawie wyłącznie od treści werbalnej. Sam Mehrabian podkreślił, że jego model ma zastosowanie tylko wtedy, gdy istnieje niejasność lub niespójność między komunikatem werbalnym a niewerbalnym, szczególnie w odniesieniu do uczuć i postaw
Kontekst odgrywa kluczową rolę w komunikacji. Chociaż prawdą jest, że język niewerbalny jest niezbędny do zrozumienia emocji i postaw, jego znaczenie może się różnić w zależności od sytuacji. W rozmowie o uczuciach mimika i ton głosu mogą być kluczowe. Ale w rozmowie technicznej czy akademickiej zdecydowanie większe znaczenie ma werbalna treść komunikatu. Zatem „reguła Mehrabiana” oferuje cenny wgląd w komunikację emocji i postaw, ale należy ją rozumieć w odpowiednim kontekście. Uogólnianie jej na wszystkie formy komunikacji jest uproszczeniem i wprowadza w błąd.
Definicja | |
Czym jest język niewerbalny?Język niewerbalny obejmuje wszystkie formy komunikacji, które nie używają słów. Mogą być one zamierzone lub niezamierzone i obejmują gesty, postawy, wyrazy twarzy, kontakt wzrokowy, ton głosu i inne. Choć nie używamy słów, te znaki przekazują znaczenia i emocje. |
Dlaczego język niewerbalny jest ważny |
Słowa same w sobie często nie mogą przekazać pełni komunikatu. Komponenty niewerbalne dodają głębi i jasności, uzupełniając wiadomość.
Ekspresje niewerbalne, szczególnie te niezamierzone, ujawniają autentyczne uczucia i myśli, które słowa mogłyby ukryć.
Rodzaje języka niewerbalnego |
KINEZJOLOGIA
Jest to nauka o tym, jak wyrażamy emocje, myśli i intencje poprzez ruchy ciała i gesty.
Kinezjologia odnosi się do badania ruchów ciała i gestów wykorzystywanych w komunikacji. Jest to subdyscyplina komunikacji niewerbalnej, od mimiki twarzy po postawę ciała.
1. Rodzaje kinezjologii
Twarz jest niewątpliwie jednym z najbardziej ekspresyjnych narzędzi, jakie posiadamy. Może wyrażać szeroką gamę uczuć, od szczęścia po strach.
Choć wiele badań sugeruje, że pewne wyrazy twarzy są uniwersalne, istnieją różnice w sposobie, w jaki różne kultury je interpretują lub oceniają. Poniżej omówione zostały niektóre z tych różnic kulturowych:
UŚMIECH - Na Zachodzie (na przykład w Stanach Zjednoczonych i Europie) uśmiech zazwyczaj oznacza szczęście, przyjaźń lub serdeczność. Uśmiechanie się do nieznajomych jest powszechne i często postrzegane jako uprzejmość. Jednak w Azji (na przykład w Japonii i Korei) choć uśmiech również może wskazywać na szczęście, w niektórych sytuacjach może być sygnałem nieśmiałości, zażenowania lub nawet przeprosin.
KONTAKT WZROKOWY - Na Zachodzie utrzymywanie kontaktu wzrokowego jest zazwyczaj uważane za znak zaufania i szczerości, ale w niektórych kulturach Bliskiego Wschodu i Azji bezpośredni i długotrwały kontakt wzrokowy może być postrzegany jako wyzwanie lub brak szacunku, szczególnie między osobami o różnym statusie społecznym lub w różnym wieku.
MARSZCZENIE BRWI Powszechnie kojarzy się z niezadowoleniem, dezaprobatą lub konsternacją. W niektórych kulturach marszczenie brwi w stosunku do osób starszych może być szczególnie obraźliwe.
SPUSZCZONY WZROK Na Zachodzie może być interpretowany jako oznaka braku zainteresowania lub unikanie. Natomiast w Azji, w niektórych okolicznościach, spuszczenie wzroku jest znakiem szacunku wobec osoby o wyższej randze lub starszej.
NEUTRALNY WYRAZ TWARZY Na Zachodzie może być interpretowany jako brak zainteresowania lub dystans. Zaś w kulturach azjatyckich, szczególnie w sytuacjach formalnych lub napiętych, może być znakiem kontroli emocjonalnej i szacunku.
POKAZYWANIE ZĘBÓW Na Zachodzie zazwyczaj kojarzy się z szerokim i otwartym uśmiechem. W niektórych kulturach afrykańskich i Azji Południowo-Wschodniej pokazywanie zębów może być interpretowane jako sygnał agresji, podobnie jak robią to niektóre zwierzęta.
UNOSZENIE BRWI
Na Zachodzie może oznaczać zdziwienie lub niedowierzanie. Na Filipinach szybkie uniesienie brwi może być niewerbalnym sposobem powitania lub potwierdzeniem zauważenia czyjejś obecności.
JĘZYK NIEWERBALNY
2. Gesty
Różnią się znacznie w zależności od kultury. Gest traktowany jako pozytywny w jednej kulturze, może być obraźliwy w innej.
Gesty obejmują ruchy dłoni i ramion służące podkreśleniu lub zobrazowaniu czegoś.
Gest można zdefiniować jako celowy ruch ciała lub jego części, używany do wyrażenia pomysłu, emocji lub informacji. O ile mimika koncentruje się na twarzy, o tyle gesty są częściej związane z ruchami dłoni, ramion, głowy i ciała.
Rodzaje gestów (Klasyfikacja Ekmana i Friesena, 1969)
EMBLEMATY - Mają konkretne znaczenie, często zastępując słowa. Na przykład podniesienie kciuka w wielu kulturach oznacza „dobrze” lub „akceptowalnie”. Jednak znaczenie emblematów jest zazwyczaj lokalne, to znaczy, że jest współdzielone przez członków danego obszaru geograficznego lub kultury.
Tylko Polak dotknie palcem wskazującym skroni i zakręci nim, aby powiedzieć, że ktoś jest szalony. W Neapolu istnieje podobny gest, polegający na dotknięciu palcem policzka i zakręceniu nim, aby powiedzieć, że jedzenie jest bardzo smaczne, chociaż zrozumie to tylko neapolitańczyk.
ILUSTRATORY - Towarzyszą mowie i obrazują lub podkreślają treść werbalną. Jednym z przykładów jest poruszanie rękami podczas opisywania rozmiaru przedmiotu.
REGULATORY - Pomagają kontrolować tok rozmowy, np. ruch ręką w celu poproszenia kogoś o zabranie głosu lub przerwanie. Wykonujemy je półświadomie, ponieważ są one w dużym stopniu zautomatyzowane.
Inne częste gesty regulujące to kiwanie głową jako znak zgody lub zachęta do kontynuowania mówienia; wyciągnięcie ręki na powitanie.
WSKAŹNIK EMOCJI - Przekazują emocje, jak uderzenie się w pierś, aby pokazać dumę, lub skrzyżowanie rąk jako znak obrony lub zamknięcia się. Są podobne do ilustratorów, ponieważ tak jak one towarzyszą słowu. Fundamentalna różnica polega na tym, że ilustratory są emocjonalnie neutralne, zaś wskaźniki emocji odzwierciedlają emocjonalny stan nadawcy.
Są łatwo rozpoznawalne i można je w prosty sposób odróżnić po towarzyszących im wyrazach twarzy. Za ich pomocą można wyrazić niepokój lub napięcie chwili, triumf i radość, ból, dyskomfort itd.
Adaptory
Znane również jako gesty manipulacyjne. Są to ruchy niekierowane do innych, a powstające z niepokoju, lęku lub potrzeby, takie jak bawienie się włosami lub dotykanie ich, gdy jesteśmy zdenerwowani albo poprawianie ubrania i podnoszenie zgiętego palca wskazującego do nosa, kiedy zamierzamy powiedzieć kłamstwo.
Gesty te nasilają się wraz z napięciem i stresem, mogą nawet pojawiać się w postaci nerwowych tików. Wykonujemy je również, aby pomóc sobie w koncentracji.
Gesty wykonywane otwartymi dłońmi
Kiedy ktoś kieruje dłonie w dół, wyraża autorytet i pragnienie kontroli. Odbiorca będzie miał poczucie, że ktoś mu rozkazuje. I odwrotnie, dłonie skierowane do góry oznaczają uległość lub prośbę.
Złączenie dłoni przez skrzyżowanie palców to wyraźny gest zamknięcia. Im wyżej znajdują się skrzyżowane dłonie, tym bardziej negatywnej postawy możemy się spodziewać po danej osobie. Jednak trzymanie dłoni razem nie zawsze jest negatywne: negatywność tkwi w fakcie skrzyżowania palców.
Skrzyżowanie rąk, które początkowo mogłoby być uznane za gest zamknięcia, może mieć różne interpretacje, na przykład formalność. Aby skrzyżowane ręce naprawdę reprezentowały gest zamknięcia, muszą zawierać więcej elementów: nacisk na palce, ukryte pięści... i ponury wyraz twarzy.
Ważny jest gest, w którym dłonie układają się w kształt piramidy, tworząc ze złączonych opuszków palców rodzaj kopuły. Doradcy do spraw wizerunku nalegają na przyjęcie tego gestu jako pozytywnego, ponieważ mówi on o pewności siebie i dogłębnej znajomości omawianego tematu. Podczas mówienia piramidę trzyma się wysoko, na wysokości mostka, a podczas słuchania - na brzuchu.
Ważnym aspektem tego gestu jest jego absolutna statyczność. Jeśli mówca zaczyna potrząsać piramidą, poruszając rękami, jest to zły znak, ponieważ oznacza to, że gest ten jest całkowicie fałszywy i wykonywany na pokaz.
Zaciśnięta pięść to, oczywiście, groźny gest, który może również oznaczać frustrację w momentach zdenerwowania. Nie powinniśmy go mylić z gestem trzymania lejców, którego ktoś może użyć, aby pokazać swoją zdolność do zarządzania lub kontrolowania określonej sytuacji.
Z kolei sztywność i nacisk na palce wyrażają stopień napięcia lub obciążenia nerwowego, któremu podlega osoba mówiąca. Napięcie odzwierciedlone w palcach da nam również wyobrażenie o poziomie ważności, jaką dla tej osoby ma przekazywana wiadomość. Zaleca się, aby podczas interakcji publicznych nie trzymać rąk w kieszeniach. Ukrywanie ich oznaczać będzie zachowanie pewnego przekazu w tajemnicy, a także brak szacunku. Wielokrotnie widzieliśmy zdjęcia Billa Gatesa ściskającego komuś prawą dłoń, podczas gdy lewą trzyma w kieszeni. W kwietniu 2013 roku przywitał się w ten sposób z ówczesną prezydent Korei Południowej, co skutkowało wystosowaniem rządowej prośby o przeprosiny i prawie zakończyło się konfliktem dyplomatycznym.
3. Postawa
Sposób, w jaki stoimy lub siedzimy, może wiele powiedzieć o naszej pewności siebie, nastawieniu i stanie emocjonalnym. Przygarbiona postawa może wskazywać na nieśmiałość lub brak pewności siebie, podczas gdy wyprostowana postawa przeciwnie, może świadczyć o pewności siebie.
Postawa ciała wpływa nie tylko na nasze zdrowie fizyczne, ale także na naszą samoocenę, interakcje z innymi i ogólną jakość życia. Chociaż utrzymanie prawidłowej postawy ciała może początkowo wydawać się świadomym wysiłkiem, z czasem i praktyką może stać się drugą naturą. Na co dzień spędzamy wiele godzin przed ekranami monitorów i prowadzimy siedzący tryb życia, dlatego zwracanie uwagi na to, jaką postawę ciała przyjmujemy, jest niezwykle ważne. W końcu to jedyne ciało, jakie mamy.
JĘZYK NIEWERBALNY
PROKSEMIKA
Bada, w jaki sposób ludzie używają przestrzeni. Na przykład w wielu kulturach zbliżanie się za bardzo do kogoś może być uważane za inwazyjne.
Proksemikę być może nie wszyscy znają z nazwy, ale z pewnością wszyscy doświadczyliśmy jej w naszym codziennym życiu. Polega ona na badaniu tego, jak jako ludzie wykorzystujemy przestrzeń wokół nas w stosunku do innych. Jest to istotna część naszej komunikacji niewerbalnej i ma silny wpływ na nasze codzienne interakcje, relacje osobiste i kulturowe.
Dystanse Halla
1. Dystans intymny
Jest to najbliższa przestrzeń, którą rezerwujemy dla naszych najbliższych relacji. Zasadniczo rozciąga się od dotyku do około 45 cm. To właśnie tutaj dochodzi do interakcji takich jak przytulanie, pieszczoty, szeptanie. Według badań, w kulturze śródziemnomorskiej lub latynoskiej maksymalna odległość może zmniejszyć się o 5 do 10 cm.
Kiedy nie ma innego wyjścia, jak tylko wtargnąć w strefę intymną, na przykład w windzie lub autobusie, niewypowiedzianym warunkiem usprawiedliwienia tej inwazji jest nie patrzenie drugiej osobie w oczy.
Krótko mówiąc, przestrzeń życiowa jest jak nasza bańka. Aby to wyraźnie zobaczyć, obejrzyj reklamę samochodu SEAT Altea z 2007 roku.
2. Dystans indywidualny
Rozciąga się od 45 cm do około 120 cm. Jest to dystans, który zazwyczaj zachowujemy z przyjaciółmi i rodziną podczas rozmowy. Ma zastosowanie wobec współpracowników i bliższych znajomych lub na przyjęciach. Będziemy się czuli komfortowo tylko wtedy, gdy osoba, która wchodzi w tę przestrzeń, jest godna zaufania. Zachowujemy go podczas rozmów na tematy osobiste, mówiąc stosunkowo cicho.
3. Dystans społeczny
Waha się od 120 cm do około 3,5 m. To dystans, który zazwyczaj zachowujemy z osobami znajomymi lub podczas formalnych interakcji.
W kulturze śródziemnomorskiej lub latynoskiej prowadzenie rozmowy z kimś w odległości większej niż 2 m nie jest bardzo powszechne. Aby uczynić ten wymiar bardziej zrozumiałym w niektórych kulturach, powiemy, że jest to odległość, która dzieli nas, gdy dwie osoby wyciągają do siebie ręce. Zachowamy ją podczas prowadzenia formalnych rozmów lub gdy jesteśmy z kimś, kogo nie znamy z imienia.
4. Dystans publiczny
To każda odległość większa niż 3,5 m, którą zachowujemy z nieznajomymi lub w bardzo formalnych sytuacjach.
Jest to idealna odległość do zwracania się do grupy osób. Zachowują ją prelegenci na konferencjach. Przy takim dystansie stosuje się głośny ton głosu, a treść przekazywanych komunikatów uważana jest za publiczną.
PARAJĘZYK lub PROZODIA
„Mów, żebym Cię zobaczył”
(Sócrates)
Pojęcie związane z tonem, głośnością i szybkością mowy. Nie chodzi o to, co mówimy, ale jak to mówimy.
Często, kiedy mówimy o komunikacji, skupiamy się na treści werbalnej: słowach, które wypowiadamy. Jednakże sposób, w jaki wypowiadamy te słowa, może być równie, jeśli nie bardziej, znaczący.
Parajęzyk odnosi się do wszystkich aspektów wokalnych komunikacji, które nie są samymi słowami. Obejmuje to intonację, głośność, szybkość mowy, przerwy, wyraźność i inne dźwięki wokalne, które mogą nie być słowami (takie jak westchnienia, śmiech czy szlochanie). Te cechy są kluczowe dla interpretacji rzeczywistego komunikatu, który ktoś próbuje przekazać.
Komponenty parajęzyka
1. Intonacja
Wznoszący się lub opadający wzorzec głosu. Na przykład w wielu językach wznosząca się intonacja na końcu zdania oznacza pytanie.
2. Głośność
Głośne mówienie może być interpretowane jako gniew lub entuzjazm, podczas gdy cichy ton może wskazywać na nieśmiałość lub skrytość.
3. Szybkość
Tempo, w jakim ktoś mówi. Szybka mowa może wskazywać na nerwowość lub ekscytację, podczas gdy mówienie wolno może być interpretowane jako zamyślenie lub brak zainteresowania.
4. Przerwy
Cisza w wypowiedzi. Pauza może wskazywać na niepewność, chęć podkreślenia jakiegoś punktu lub po prostu na potrzebę wzięcia oddechu.
5. Jakość głosu
Cechy takie jak szorstkość, nosowość lub dźwięczność mogą wpływać na odbiór komunikatu.
6. Śmiech i inne dźwięki
Mogą one wyrażać różne emocje, od szczęścia i odprężenia po zdenerwowanie lub dyskomfort.
Nawet niemowlęta są wrażliwe na prozodię lub parajęzyk. Rozpoznają głos swoich rodziców i potrafią odróżnić spokojne tony od zdenerwowanych. W miarę dorastania używają prozodii do nauki słów i zrozumienia struktur gramatycznych. Dla dzieci z zaburzeniami rozwoju języka praca nad prozodią może być niezbędnym narzędziem terapeutycznym.
Znaczenie prawidłowego używania głosu
Po głosie możemy rozróżnić, czy dana osoba jest wesoła, przestraszona, zła, czy żartuje, czy jest pewna siebie albo smutna. Jest to element tak osobisty i charakterystyczny, że naśladowcy wybierają go i starannie pracują nad nim, gdy chcą uchwycić i odzwierciedlić istotę określonej postaci.
Możemy kształcić głos, aby zyskał na wyrazistości i jakości. Aby uczynić go bardziej przyjemnym i aby jego emisja była łatwiejsza.
Głos musi być nie tylko słyszany, ale i rozumiany. Poprawna wymowa pomaga przekazać wiadomość oraz zapewnia jasność, precyzję, wyrazistość i komfort.
Dynamika w głosie i języku może odpowiadać w około 1/3 za skuteczność prezentacji. Poprzez głos możemy przekazać entuzjazm, szczerość, pewność siebie i opanowanie tematu.
TED Talk : obejrzyj
JĘZYK DISC
Cztery składniki DISC to (D)ominance - dominacja, (I)nfluence - wpływ, (S)teadiness - stabilność i (C)onscientiousness - sumienność.
Wyniki dla każdego czynnika DISC są mierzone za pomocą ocen opartych na odpowiedziach na konkretne pytania. Wyniki są zliczane i przenoszone na wykres.
Wysoka punktacja w jednym z 4 czynników wskazuje na silną tendencję do określonego stylu zachowania. Wysoki lub niski wynik dla danego czynnika nie oznacza niczego pozytywnego ani negatywnego.
Dzięki znajomości naturalnego zachowania danej osoby jesteśmy świadomi jej najbardziej reprezentatywnych punktów, co ułatwia komunikację z nią oraz sprawia, że interakcje są o wiele bardziej efektywne.
ASERTYWNOŚĆ W KOMUNIKACJI
Asertywność to kluczowe narzędzie gwarantujące, że nasze relacje będą pełne szacunku, uczciwe i szczere. Ale czym jest asertywność i dlaczego jest tak istotna?
Asertywność odnosi się do umiejętności komunikacyjnej, która pozwala nam wyrażać nasze opinie, pragnienia, uczucia i prawa w sposób jasny, bezpośredni, uczciwy i pełen szacunku, zarówno wobec siebie, jak i innych. Jest to złoty środek między biernością (brakiem wyrażania lub wyrażaniem się w słaby sposób) a agresywnością (wyrażaniem się w sposób raniący lub inwazyjny).
Kiedy komunikujemy się w sposób asertywny, okazujemy szacunek naszym rozmówcom, a jednocześnie wymagamy szacunku dla naszych opinii i uczuć.
Dla wielu osób asertywność nie jest umiejętnością wrodzoną, ale możemy się jej nauczyć i ją rozwijać. Strategie rozwoju asertywności obejmują:
1. Samopoznanie
Refleksja nad naszymi uczuciami, pragnieniami i potrzebami jest pierwszym krokiem, aby móc je odpowiednio wyrazić.
2. Praktykowanie aktywnego słuchania
Uważne słuchanie innych bez osądzania pozwala nam zrozumieć ich punkt widzenia i reagować w sposób asertywny.
3. Używanie „ja”
Podczas wyrażania się warto zaczynać zdania od „ja”, jak w „ja czuję” lub „ja myślę”. To pokazuje, że mówimy z perspektywy własnych uczuć i opinii, nie próbując narzucać ich innym.
4. Spójna komunikacja niewerbalna
Upewnij się, że twoja mowa ciała odzwierciedla to, co mówisz. Stanowczy ton głosu, kontakt wzrokowy i wyprostowana postawa mogą wzmacniać asertywny komunikat.
5. Technika zdartej płyty
Jeśli ktoś nalega lub nie szanuje Twoich granic, powtarzaj swój punkt widzenia lub potrzebę tyle razy, ile jest to konieczne, zachowując spokój i konsekwencję.
6. Nauka mówienia „nie”
Umiejętność mówienia „nie” jest jedną z najtrudniejszych umiejętności asertywnych. Ćwicz odmawianie, gdy coś nie jest zgodne z Twoimi potrzebami lub wartościami, nie czując się z tego powodu winnym.
7. Trening asertywności
Istnieją kursy i warsztaty poświęcone nauczaniu umiejętności asertywnych, które mogą być bardzo pomocne dla osób mających trudności z asertywną komunikacją.
Jak wyrażać opinie w sposób asertywny
Jasno: W wyrażaniu opinii kluczowe jest bycie jasnym i bezpośrednim. Unikaj zbędnego rozwodzenia się i dwuznaczności, które mogą prowadzić do nieporozumień.
Szczerze: Autentyczność to podstawa. Ważne jest, aby być szczerym w wyrażaniu opinii, nawet jeśli myślimy, że może nie zostać dobrze przyjęta.
Z szacunkiem: Zawsze można się nie zgodzić, nie będąc niemiłym. Można wyrazić różnicę zdań, nie atakując osoby.
Jak wyrażać potrzeby w sposób asertywny
Bezpośrednio: Podobnie jak w przypadku wyrażania opinii, bezpośrednie komunikowanie potrzeb może zapobiegać nieporozumieniom.
Unikając wiktymizacji: Asertywność opiera się na proaktywności. Zamiast przyjmować rolę ofiary, skuteczniej jest komunikować potrzebę i szukać rozwiązań.
Jak asertywnie wyznaczyć granice
Nalegamy na jasność: Kluczowe jest, aby być jasnym co do tego, co jest dla nas akceptowalne, a co nie. Obejmuje to granice emocjonalne, fizyczne i czasowe.
Z konsekwencją: Po ustanowieniu granic kluczowe jest ich utrzymanie. Jeśli ciągle zmieniamy nasze granice, prawdopodobnie nie będą one respektowane.
Z szacunkiem dla siebie: Wyznaczenie i utrzymanie granic to forma samoobrony i szacunku dla siebie. To deklaracja, że cenimy nasze dobre samopoczucie i dbamy o nie.
ZNACZENIE EMPATII W KOMUNIKACJI
Empatię definiuje się jako zdolność do rozumienia i podzielania uczuć innej osoby. Wykracza poza prostą sympatię, która odnosi się do odczuwania współczucia dla kogoś innego. Bycie empatycznym oznacza postawienie się na miejscu drugiej osoby, próbując zrozumieć jej perspektywę, emocje i motywacje.
Empatia pozwala nam przełamać powierzchowne bariery języka i uzyskać głębsze zrozumienie tego, co druga osoba próbuje przekazać. Nie słuchamy tylko słów, ale także wychwytujemy leżące u podstaw emocje i intencje.
Aktywne słuchanie
Poświęć czas, aby naprawdę wysłuchać drugiej osoby, nie przerywając jej ani nie planując swojej odpowiedzi, podczas gdy ona mówi.
Unikaj przedwczesnych osądów: Zanim wyrobisz sobie opinię, postaraj się w pełni zrozumieć perspektywę drugiej osoby. Chodzi o wyjście poza nasz schemat myślenia z założeniem, że nie zawsze mamy rację i że istnieją różne punkty widzenia. Dlatego nigdy nie powinniśmy mówić: „Musisz zrobić to i to” ani próbować porównywać czyjegoś doświadczenia z naszymi, używając wyrażeń takich jak: „Ach tak, mój kuzyn przeżył to samo i on...”. Może to zabrzmieć niemiło, ale drugiej osoby nie interesuje, co przydarzyło się Twojemu kuzynowi, więc powinniśmy ograniczyć osobiste opinie i rady i oferować je wyłącznie wtedy, gdy zostaniemy o to wyraźnie poproszeni.
Zadawaj otwarte pytania. To zachęca drugą osobę do dzielenia się, co może dostarczyć głębszego wglądu w jej uczucia i perspektywę.
Uznaj i zaakceptuj emocje drugiej osoby: Nie trzeba się zgadzać, ale uznanie tego, co druga osoba czuje, jest kluczowe dla empatycznej komunikacji. Możemy również potwierdzać, że zrozumieliśmy, co druga osoba nam mówi. W tym celu przydatne jest parafrazowanie i reformułowanie jej przekazu, włączając emocję, której Twoim zdaniem doświadcza, na przykład: „Więc nie pozwolił Ci kontynuować. Rozumiem, że mogłeś się przez to poczuć sfrustrowany, czy tak jest?”.
FEEDBACK
Efektywna komunikacja jest niezbędna w każdej dziedzinie, czy to osobistej, akademickiej czy zawodowej. Jednym z jej kluczowych składników jest feedback, czyli informacja zwrotna, która zasadniczo jest procesem, w którym dostarcza się informacji o przeszłych działaniach lub zachowaniach w celu modyfikacji lub poprawy przyszłych działań.
Rodzaje informacji zwrotnej
1. Bezpośrednia informacja zwrotna
Jasna i zwięzła informacja zwrotna na temat konkretnego zachowania lub działania, bez owijania w bawełnę. Jej dużą zaletą jest szybkie zrozumienie, oszczędność czasu i zapobieganie nieporozumieniom. Zwykle stosuje się ją w sytuacjach, gdzie wymagana jest natychmiastowa korekta, jak na przykład podczas treningów lub zadań o krytycznym znaczeniu.
2. Konstruktywna informacja zwrotna
Skupia się na dostarczaniu sugestii i rekomendacji w celu poprawy zamiast koncentrować się tylko na tym, co poszło źle. Promuje proaktywne i pozytywne podejście do doskonalenia. Sprawdza się idealnie w okresowych ocenach, ocenach akademickich i rozmowach jeden na jeden w miejscu pracy.
3. Metoda kanapkowa (od ang. feedback sandwich)
Ta technika polega na rozpoczęciu od pozytywnego komentarza, po którym następuje konstruktywna informacja zwrotna, i zakończeniu kolejnym pozytywnym komentarzem. Może ona złagodzić ostrą krytykę i pomóc odbiorcy bardziej się otworzyć. Jest przydatna, gdy spodziewamy się oporu lub wrażliwości na informacje zwrotne.
4. Feedback 360 stopni
Oznacza zbieranie informacji zwrotnych z różnych źródeł: od kolegów, przełożonych, podwładnych oraz poprzez samoocenę. Zapewnia kompletny i dobrze wyważony obraz wydajności danej osoby. Jest powszechnie stosowany w dużych organizacjach do oceny wyników.
5. Informacja zwrotna skupiająca się na zachowaniu (z ang. behavior-focused feedback)
Skupia uwagę na konkretnych zachowaniach zamiast na cechach osobowości. Zmniejsza potrzebę bronienia się i jest postrzegana w mniejszym stopniu jako osobisty atak. Idealnie nadaje się do korygowania niepożądanych zachowań bez naruszania poczucia własnej wartości.
6. Feedback sokratyczny
Opiera się na zadawaniu pytań, dzięki czemu odbiorca zastanawia się nad swoimi działaniami i samodzielnie wyciąga wnioski. Zachęca do autorefleksji i samokształcenia. Stosowany w coachingu, mentoringu i edukacji.
7. Informacje zwrotne pochodzące od samego odbiorcy
Odbiorca jest zachęcany do analizy i oceny własnej pracy lub zachowania. Ta metoda rozwija autonomię i odpowiedzialność. Idealna dla starszych uczniów lub osób pracujących samodzielnie.
Techniki skutecznego udzielania i przyjmowania informacji zwrotnej
Bądź konkretny. Zamiast używać ogólników, ważne jest, aby jasno i precyzyjnie określić, do jakiego zachowania lub działania się odnosisz.
Rozwijaj aktywne słuchanie. Podczas otrzymywania informacji zwrotnej ważne jest, aby słuchać bez przerywania i zadawać pytania w celu wyjaśnienia wątpliwości.
Unikaj oceniania. Ważne jest, aby skupić się na zachowaniu lub wyniku, a nie na osobie.
FEEDBACK A FEEDFORWARD - wskazówki na przyszłość
„Zasiej myśl, a zbierzesz czyn.
Zasiej czyn, a zbierzesz nawyk.
Zasiej nawyk, a zbierzesz charakter.
Zasiej charakter, a zbierzesz przeznaczenie”.
(William James)
Naucz się komunikować bez stresu. Jak uczynić skuteczną komunikację czymś naturalnym.
Prezentacje ustne to jedno z najczęstszych, ale również jedno z najbardziej przerażających zadań w środowisku akademickim, zawodowym i biznesowym. Poziom stresu związany z perspektywą wystąpienia publicznego może być paraliżujący dla wielu osób, co wpływa nie tylko na wyniki podczas prezentacji, ale także na zdrowie psychiczne i fizyczne prezentującego.
W sytuacji wymagającej szczególnej uwagi lub reakcji w organizmie zwykle następuje wyrzut adrenaliny, który aktywuje nas i pomaga odpowiednio zareagować. Możemy tą adrenalinę przekształcić i wykorzystać jako dodatkowe źródło energii na korzyść naszej prezentacji.
Jest to przecież adaptacyjna odpowiedź organizmu, która przygotowuje nas do działania. I nie powinna być mylona z brakiem umiejętności lub pewności siebie.
Nerwy i stres są wskaźnikiem, że organizm jest gotowy do działania. Sztuka polega na ukrywaniu ich i skutecznym zarządzaniu nimi, wykorzystując je na korzyść wystąpienia. Ale kiedy ich intensywność lub czas trwania przekraczają rozsądny limit, mogą poważnie obniżyć skuteczność naszej prezentacji.
Zwiększona częstość akcji serca.
Zaczerwienienie twarzy.
Zaburzenia oddychania.
Drżenie rąk.
Suchość w ustach.
Potliwość dłoni.
Ucisk w żołądku.Nadmierne poruszanie się.
Drżenie głosu.
Drapanie się po nosie, włosach, uszach lub szyi.
Unikanie kontaktu wzrokowego.
Stukanie długopisem o jakiś przedmiot lub nadmierne poruszanie nim.
Zginanie lub gniecenie notatek.
POWODY I PRZYCZYNY STRESU PODCZAS PREZENTACJI
Zazwyczaj blokada w komunikacji i wystąpieniach publicznych wynika z konkretnego czynnika lub przyczyny, lub zbiegu kilku czynników. Możemy wyróżnić między innymi:
Strach przed ośmieszeniem.
Brak przygotowania.
Nieznajomość publiczności.
Strach przed nieznanym.
Obawa o pierwsze wrażenie.
Porównanie społeczne.
Oto obszerna lista z kilkoma szczególnie przydatnymi radami, które pomogą zmniejszyć zdenerwowanie i ograniczyć jego potencjalny wpływ.
Najważniejsze jest odpowiednie przygotowanie naszej prezentacji.
Należy jak najlepiej opanować temat, o którym będziemy mówić.
Ćwiczyć, ćwiczyć i jeszcze raz ćwiczyć oraz przeprowadzić kilka prób.
Szczególnie dobrze przygotować pierwsze słowa naszej prezentacji.
Upewnić się, że mamy ze sobą wszystkie potrzebne materiały.
Przybyć punktualnie.
Mieć przygotowany konspekt lub notatki.
Myśleć pozytywnie. Pracować nad naszą pewnością siebie z pomocą pozytywnych zdań i afirmacji.
Zbagatelizować znaczenie sytuacji i naszej publiczności.
Patrzeć na uczestnika, który kiwa głową lub się uśmiecha.
Przyjąć wygodną pozycję, siedzącą lub stojącą.
Utrzymywać kontakt wzrokowy z naszą publicznością.
Przećwiczyć przydatne techniki relaksacyjne przed naszą prezentacją.
Wykonywać ćwiczenia, aby zmniejszyć napięcie w ramionach, szyi, plecach i czole.
Oddychać wolno i głęboko.
Kontrolować tempo naszego wystąpienia.
Wprowadzać krótkie przerwy, które pozwolą nam odzyskać spokój.
Pić wodę podczas wystąpienia.
Założyć wygodne ubrania, które pomogą nam skupić się na naszej prezentacji.
Niektóre strategie, które pozornie pomagają zmniejszyć zdenerwowanie, mogą okazać się nieodpowiednie. Na przykład sięgnięcie po jakiś napój lub środek uspokajający, którego efektów w naszym organizmie wcześniej nie sprawdzaliśmy lub nie możemy przewidzieć. To oznacza podjęcie niepotrzebnego ryzyka. Środek uspokajający mógłby obniżyć poziom napięcia, ale również mógłby wyeliminować ten minimalny poziom aktywacji, który pozwala nam utrzymać koncentrację. Inną strategią o wątpliwej skuteczności jest poleganie na jakimś amulecie przynoszącym szczęście, który moglibyśmy zgubić lub zapomnieć go tuż przed prezentacją. |
Zastanów się |
Ważna refleksja, o której w żadnym wypadku nie powinniśmy zapominać. Często, kiedy udaje się zmniejszyć nerwy, mamy tendencję do opuszczania gardy, co niesie za sobą ryzyko popełnienia błędów. Jest to dość prawdopodobne w trakcie prezentacji, ale szczególnie na jej zakończenie. Nasz kontrolowany poziom wymagań musi być utrzymany aż do końca. |
留言